Une de mes connaissances m’a téléphoné « en urgence » il y a quelques semaines. Sa compagne devait se présenter à un interview deux jours plus tard pour décrocher un emploi. Mais on lui demandait se savoir utiliser Excel, ce qui n’était pas vraiment le cas. Ne maîtrisant pas le logiciel et vu le peu de temps disponible, je lui conseillai d’acheter un livre de formation, de consulter l’aide en ligne du logiciel… et surtout d’apprendre les raccourcis clavier principaux.

 

Le raccourcis plutôt que la souris

Utiliser systématiquement les raccourcis clavier, c’est comme être dans le TGV en site propre: ça va vite, très vite! Plus vite que devoir cliquer sur un menu déroulant, et parfois cliquer sur un sous-menu tout aussi déroulant avant d’atteindre LA commande que vous utilisez 50 fois par jour.

Cela peut sembler incroyable à certains mais de nombreuses personnes ne connaissent même pas l’existence des raccourcis CTRL+X (pour couper une sélection de texte ou autre), CTRL+C (pour copier) et CTRL+V (pour coller ce qui a été conservé en mémoire à un autre emplacement). Et ces simples raccourcis sont utilisables dans la grande majorité des logiciels sur PC (les amoureux du Mac échangeront un CTRL contre une pomme si je ne me trompe).

Il ne s’agit bien entendu pas d’apprendre par coeur le totalité des raccourcis de chacun des logiciels que vous utilisez mais seulement ceux des commandes que vous utilisez régulièrement.

Do-it yourself

Cerise sur le gâteau, de nombreux logiciels vous permettent à présent de choisir vous-même la combinaison de touches qui provoquera chaque commande. Et si la combinaison par défaut ne vous convient pas, changez-là mais vérifiez que vous êtes bien la seule à utiliser le logiciel: il est particulièrement désagréable de se rendre compte qu’un petit malin à modifier tous vos précieux raccourcis que vous aviez mis des mois à peaufiner (Idée: faites des sauvegardes de vos paramètres de raccourcis si c’est possible).

Une bonne habitude à prendre

Allez-y mollo… une commande à la fois, mais prenez l’habitude (c’est ça le secret) d’utiliser le raccourcis plutôt que la souris. Dans un premier temps, ayez toujours à vue un tableau reprenant les noms de commandes et le raccourcis clavier correspondant. Cela demandera bien sûr un petit effort et vous pourriez même remarquer une légère baisse de productivité au début mais… Cela deviendra vite un automatisme, tout comme celui de gagner du temps.

Conclusion

Je ne sais pas si ce conseil à permis à la compagne en question d’obtenir le job, mais je suis sûr qu’elle sera mieux armée pour la suite et plus efficace dans son travail.